Želite organizirati vlasititi život, ali sve životne uloge zaposlenika/poslodavca, majke/oca, supruge/djevojke, kćeri/sina..., čine taj zadatak skoro nemogućim. Jedan od najboljih sistema za organizaciju i produktivnost je GTD (Getting things done, Davida Allena).
Ovdje Vam donosimo pojednostavljenu verziju prevedenu sa stranice Zen habits (Zen to done) gdje je Leo Barbuta pojednostavio ovaj proces i učinio proces organizacije puno jednostavnijim.

Prvi korak:
Za početak bitno je usvojiti 10 navika kojih ćete se redovno pridržavati.
Preporučeno je usvojiti 3-4 navike prvih 30 dana a onda preći na usvajanje ostalih navika. Vodimo Vas kroz proces organizacije:

1. SAKUPLJANJE

Navika: sveprisutno zapisivanje. /Za početak je bitno naći načine za skupljanje svih informacija koje nosite u glavi. Nemojte se oslanjati na pamćenje svih informacija.
Svi znamo da je posljedica toga zakašnjenje, odugovlačenje, preopterećenost, kao i gubitak. Ova navika je jednostavna, a uključuje prihvaćanje nekoliko jednostavnih mjesta na koja ćete odlagati informacije i držite se toga./
Uvijek nosite sa sobom malu bilježnicu i zapisujte svoje zadatke, ideje, projekte i druge podatke kojih se sjetite. Izvucite bilježnicu, zapišite na papir, da vam služi kao podsjetnik. Odaberite nešto vrlo jednostavno, prenosivo, praktično kao diktafon za snimanje - malu bilježnicu ili post-ite koji su praktični, jednostavno zato što su mnogo lakši za korištenje i nošenje nego PDA ili prijenosno računalo. Što jednostavnije, to bolje. Kada se vratite kući ili u ured, prepišite bilješke u svoju listu (lista će biti dobra za početak - kontekst liste može prijeći kasnije i u naviku).

Na poslu/kod kuće: nabavite jednu kutiju u koju ćete odlagati sve dolazne papire: poštu, račune, časopise, novine, apsolutno sve papirnato što se nalazi u vašim ladicama, na stolu, oko stola i slično. Nemojte više nikada nijedan papir, post-ite ili poštu staviti u ladicu ili na stol. Sve skupljajte u svoju kutiju/košaru.

Računalo: pokušajte imati jedan e-mail sandučić za sve svoje mailove i poruke.

2. PROCESUIRANJE
Jedan poslovni i jedan privatni. Sve poruke skupljajte u jednom ili dva e-mail sandučića.
Navika: donositi brze odluke o stvarima u svojim kutijama /bilježnici/sandučiću./ Jednom dnevno ćete procesuirati svoja mjesta skupljanja informacija. Ako ostavite da se stvari gomilaju, steći ćete neželjenu naviku odgađanja - nemojte odgađati.
Prvo na kraju radnog dana procesuirajte svoj e-mail sandučić i kutiju za papirnate stavke. Navečer prije spavanja procesuirajte svoju bilježnicu i kutiju za papirnate stavke.

Kako:
1. Krenite od vrha, činite brze odluke.
Nemojte nijednu poruku preskakati ili ostavljati za kasnije.
2. Odbacite – ako nešto ne trebate, bacite to. Budite nemilosrdni.

3. Delegirajte – jeste li vi prava osoba da odradite zadatak koji se nalazi pred vama?
Ako niste uputite nekome drugome da to odradi.

4. Odradite odmah – ako se zadatak može uraditi za manje od 2 minute uradite to odmah. Nemojte odgađati.

5. Ostavite za kasnije – ako zadatak zahtjeva više od 2 minute Vašeg vremena, uvrstite zadatak u Vaš Popis zadataka

6. Arhivirajte – ako ćete nešto trebati kasnije kao podsjetnik ili kao informaciju, arhivirajte. Za inbox je najbolje da upotrijebite opciju arhiva, a za papirnate stavke imajte jednu fasciklu ili registrator u koje ćete odlagati papire.

7. U svakom slučaju ne ostavljate hrpe papire i mailova da se gomilaju.

8. Procesuirajte, procesuirajte.

3. PLANIRANJE
Navika: odrediti 1-3 najvažnija zadataka svaki tjedan. Svaki tjedan, napišite jedan do tri velika zadataka koja želite ostvariti, te ih rasporedite prvog. Najbolje nedjeljom ili ponedjeljkom ujutro napravite listu zadataka koje želite postići. Neka to budu zadaci čije ispunjenje će vas ispuniti ponosom. Rasporedite ih u svoj tjedan i po mogućnosti rano ujutro. To ima psihološku prednos, jer ćete ispunjenjem prioritetnih zadataka ujutro, ostatak dana obaviti kao od šale. Nakon što ste odredili tjedne zadatke, svako jutro odredite 1-3 zadataka koja morate obaviti taj dan. Oni mogu uključivati ove velike zadate i još nekoliko manjih. Svaki dan odvojite vrijeme za njihovo ispunjenje, po mogućnosti rano ujutro.
I sad najvažnije; ujutro prije nego obavite bilo što drugo, obavite svoje zadatke.
Kada ih ispunite, obavezno se nagradite. Uživajte u osjećaju.

4. NAPRAVITI (fokus)
Navika: obaviti jedan po jedan zadatak, bez ometanja. Ovo je jedna od najvažnijih navika. Morate odabrati zadatak (po mogućnosti jedan sa vaše liste), usredotočite se na zadatak i isključite sve ostalo. Prvo, eliminirajte sve smetnje. Isključite e-mail, mobitel, internet ako je moguće (inače samo zatvorite sve nepotrebne prozore), pospremite nered na stolu (ako slijedite naviku br. 2, ovo bi trebalo biti jednostavno). Zatim postaviti timer ako želite, ili se na drugi način fokusirajte na svoj posao što je duže moguće.
Ne dopustite da vas išta ometa u obavljanu zadatka. Ako vas nešto prekine, zapišite zahtjeve ili dolazne zadatake / informacije i vratiti se na svoj zadatak.
Ne pokušavajte raditi više zadataka odjednom.

Ukoliko osjećate otpor prema obavljanju zadatka možete učiniti slijedeće:
- Rascjepkati – recite sebi da imate samo 5 minuta za obavljanje zadatka
- Samo počnite – jednom kada počnete puno je lakše nastaviti.
- Nagradite se – nemojte dozvoliti sebi otvaranje e-maila, čitanje portala dok ne odradite barem 10-15 minuta na zadatku. Jednom kada istekne vrijeme koje ste odredili nagradite se sa 5 minutnim čitanjam mailova.
- Oduševite se – ako ste oduševljeni nečim, željet ćete na tome čim prije raditi.
Kako da se oduševite zadatkom? Pronađite nešto što Vas oduševljava – možda ćete dobiti nove klijente, zaraditi više, dobiti priznanje? Ako se ne možete oduševiti zadatkom, razmislite da li je važan ili ne, te da li ga možete delegirati. Ponekad je eliminiranje ili delegiranje najbolja odluka
- Nemojte se fokusirati na negativne aspekte - fokusirajte se na pozitivne aspekte zadatka, što će vam donijeti - priliku da radite na novom projektu, priliku da promijenite posao, veću zaradu, priliku da naučite nešto novo.

5. JEDNOSTAVNI POUZDANI SISTEMI
Navika: držati liste jednostavnim, provjeravati dnevno. Ne trebate planer ili PDA ili Outlook ili komplicirani sustav oznaka. U osnovi - sve što trebate su jednostavni popisi.
E-mail sandučić: grupirajte svoje zadatke u slijedeće grupe:
@posao – sve poruke vezane za posao
@osobno – sve osobne poruke
@telefonski pozivi – svi telefonski pozivi koje morate obaviti
@na čekanju – delegirani, odgovoreni zadaci koji čekaju nekog drugog
@arhiva – sve što ne spada u navedene

Nemojte stvarati kompliciran sustav, ne iskušavajte nove opcije. To je gubitak vremena.
Ili koristiti jednostavno bilježnicu ili blok za vaše popise, ili koristite popis najjednostavnije moguće. Samo jedan popis za svaki kontekst, i popis zadataka da pregledate dnevno ili tjedno.

Kod kuće: grupirajte popise u nekoliko registratora:
Računi – za sve ulazne kućne i osobne financije
Dokumenti – registrator za dokumente svih ukućana
Posao – ukoliko imate dokumente vezane za poslovne svrhe
Razno - mjesto za odlaganje svega što Vam može zatrebati u budućnosti

To nisu vaše liste zadataka, to su jednostavne glavne liste iz kojih možete izvući zadatke koje želite riješiti na dnevnoj i tjednoj bazi. Ono što je najbitnije, je da svakodnevno korisitite ove alate i provjeravate.

6. ORGANIZIRANJE
Navika: Naći mjesto za sve. Vaš život može biti potpuno organiziran sa jednim jednostavnim pravilom: nađite mjesto za svaku stvar. Kako?
a) Napravite sistem – sve dolazne papire i poruke skupljajte na jedno mjesto.
Jednom dnevno procesuirajte svoje kutije i sandučiće. Odradite zadatke, odbacite, delegirajte, stavite na svoju listu zadataka ili arhivirajte.

b) Nađite mjesto – ako ćete nešto staviti na stol, u ladicu, postavite si pitanje:
da li to pripada tu? Napravite mjesto za svaku stvar. Prljava odjeća- nije joj mjesto na krevetu, ključevi od auta, dječje igračke...

c) Složite odmah – nemojte odgađati za kasnije, odmah stavite stvari na svoje mjesto.

d) Stvorite naviku – stavljanje stvari tamo gdje pripadaju se ne dešava preko noći.
Uzmite 30 dana i 30 dana se navikavajte da stavljate stvari na svoje mjesto.
Nakon isteka 30 dana odlučite da li želite nastaviti sa tom navikom.

e) Držite ravne plohe čistima – nikada ne ostavljate stvari na stolu, stoliću ili podu.
Tako se stvara nered.

7. PREGLED
Navika: pregled vašeg sustava i ciljeva tjedno. Tjedni pregled je jako bitan, usredotočite se na to da svaki tjedan pregledavate svoje ciljeve, napredak te uspostavu novih ciljeva.
1. Pregledajte vaše dugoročne i kratkoročne ciljeve. Pregledajte svoje životne ciljeve (ako ih nemate, napravite ih) i iz životnih ciljeva kreirajte jedan jedini godišnji cilj.
Bitno je da uzmete jedan jedini godišnji cilj, kako bi se na njega mogli fokusirati.

Nakon toga kreirajte tjedni cilj koji će vas približiti ispunjenju ovog godišnjeg cilja.
Vrlo je važno da redovno pregledavate svoj godišnji cilj, tako da možete pratiti napredak i odrediti sljedeće korake.
Ovo zahtijeva svega 10-15 min inicijalnog planiranja i onda 5 minuta svakog tjedna.

2. Pregledajte svoje bilješke – ako pratite cijeli sistem naći ćete u svojoj bilježnici bilješke od prošlog tjedna. Većina će biti odrađena, ali svejedno je bitno pregledati bilješke, kako biste mogli unijeti svoje nedovršene zadatke, brojeve telefona i slično.

3. Pregledajte kalendar – pregledajte kalendar da vidite da li postoji nešto što niste odradili,
a možete uraditi slijedeći tjedan

4. Pregledajte svoje popise - pregledajte sve svoje popise, papirnate i elektronske

5. Uspostavite svoje kratkoročne zadatke za tjedan, te velike tjedne zadatke.
Rasporedite svoje zadatke u kalendar i pokušajte ih napraviti rano ujutro.

Za cijeli tjedni pregled vam treba 30 minuta tjedno. Ne samo da ćete biti organizirani već ćete biti i fokusirani na svoje najvažnije ciljeve.

8. POJEDNOSTAVITI
Navike: Reducirati ciljeve i zadatke po važnosti. Jedan od problema je pokušavanje
da se pozabavite svim dolaznim zadacima. To vas može preopteretiti i ostaviti bez energije potrebne za važne zadatke. Dakle, pregledajte svoje zadatke i liste, i provjerite ako ih možete pojednostavniti. Uklonite sve osim bitnih projekata i zadataka, tako da se možete usredotočiti na njih. Budite sigurni da su projekti i zadaci u skladu sa vašim godišnjim i životnim ciljevima. Učinite to na dnevnoj bazi (10 min), za vrijeme Vašeg tjednog pregleda, i svog mjesečnog pregleda.

9. RUTINA
Navika: postaviti i držati se rutine. Rutine mogu jako pojednostaviti Vaš život.
Stvorite rutine, na primjer:
a) Radni/privatni zadaci – napravite listu navika koje želite steći (tjedni pregled, organizacija inboxa, izrada izvještaja, smršaviti, zdravo se hranitii slično)
b) Grupirajte zadatke – pregledajte listu zadataka i pogledajte gdje možete grupirati zadatke
(ako trebate ići u kupovinu, platiti račune i slično, odradite sve u jednom danu).
Možete odrediti dan kada ćete rješavati financije, papire, pranje i peglanje veša.
c) Dnevne liste – pregledajte liste i pogledajte što morate učiniti svaki dan i onda isplanirajte dnevne rutine. Nemojte isplanirati svaku minutu u danu, već odredite dio dana za svakodnevne zadatke.
d) Tjedne liste - napravite tjednu rutinu za stvari koje možete činiti jednom tjedno (čišćenje, peglanje i slično). Podijelite te zadatke na tjedan, ali tako da svaki dan učinite jednu ili dvije stvari da ne bude previše.

e) Pregled – isprobajte dnevne rutine tjedan dana i onda pregledajte napredak.
Ako vam nešto ne ide mijenjajte.
f) Navika - kada uspostavite sitem kojeg se možete držati, ustrajte 30 dana i uspostavili
ste naviku.


10. PRONAĐI SVOJU STRAST
Navika: nađite posao koji želite. Ovo bi mogla biti vaša posljednja navika, ali u isto vrijeme najvažnija. Razmislite – ako nešto zaista želite, napravit ćete sve da to dobijete.
Potrudite se naći i obavljati posao koji volite. Razmislite:

a) Postoji li nešto što zaista volite raditi (hobi ili nešto što ste radili kao dijete, ali ste zaboravili na to)?

b) O čemu možete satima čitati?

c) Pitajte i tražite mogućnosti kod prijatelja ili na netu.

d) Nikad ne odustanite od traženja.

Jednom kada pronađete svoju strast, ništa od ovoga vam neće trebati.

Izvor: http://zenhabits.net