Poslovne komunikacije u kojima su sredstvo prenošenja poruke napisane riječi, nazivamo pisanim poslovnim komunikacijama. Pisane poslovne komunikacije odvijaju se unutar poduzeća ili između poduzeća i okoline, a mogu se izvoditi u papirnatom ili elektroničkom obliku.

Pisano poslovno komuniciranje, za razliku od usmenog, ostavlja pisani trag u poslovnim aktivnostima. Bitna prednost pisanog poslovnog komuniciranja je u tome što ostavlja dokument koji se može čuvati i koji služi kao dokaz u ostvarivanju prava, ili u međusobnom odnosu poslovnih partnera. Poslovni iskaz se može dotjerivati i dopunjavati sve dok definitivno ne bude poslan poslovnom partneru. Suprotno tome, u usmenom poslovnom komuniciranju svaka ispravka ili dopuna je primjetna, posebno su primjetni neverbalni znakovi komuniciranja.

U pisane poslovne komunikacije na papiru ubrajamo poslovna pisma i memorandume, a u elektroničke pisane poslovne komunikacije ubrajamo e-mail, Web i chat komunikacije. Postoji i skupina kombiniranih komunikacija u kojoj se pisane komunikacije prenose elektroničkim putem, nju čine telefaks komunikacije.

Od pisanih poslovnih komunikacija jedino se chat komunikacija ubraja u izravne jer su u njoj obje strane komunikacijskog procesa prisutne u istom trenutku.

Izrada pisanih poslovnih komunikacija provodi se u nekoliko koraka. U prvom koraku poslovna komunikacija se planira tako da se određuje svrha, analiziraju čitatelji te izabire kanal i medij komuniciranja. U drugom koraku komunikacija se piše uz razradu organizacije i sastavljanje poruke. Konačno, komunikacija se popravlja i uređuje uz nekoliko ponovnih čitanja te odašilje primatelju.

Prednosti i nedostaci pisane poslovne komunikacije

Prednosti pisane komunikacije u usporedbi sa usmenim izražavanjem:

• efikasno i jeftino - ostvarivanje komunikacije na veliku daljinu uz male financijske izdatke;
• povoljnost za pošiljatelja poruke - ima vremena da o pojavama i stvarima dobro razmisli i osmisli ih kako je za njega najpovoljnije (živa riječ traži brzo usklađivanje jezika i mišljenja, pa ostavlja prostora greškama),
• pogodnost za primatelja poruke - mogućnost čuvanja i podsjećanja na sadržaj ili pak pozivanja na dokaz i slično.

Nedostaci pisane komunikacije u odnosu na «živu riječ»:

• sporost razmjene informacija - nemogućnost brzog dijaloga «na licu mjesta», što usmeno komuniciranje omogućava;
• izostanak efekata neverbalne komunikacije (geste, mimika i slično);
• opasnost od nesporazuma (dvosmislenost, apsolutna ili relativna nejasnoća i slično);
• izostanak izvanjezičnih efekata - smanjena mogućnost uspostavljanja prisnijih kontakata među komunikatorima i nemogućnost djelovanja izvanjezičnih činilaca (tipa: izgled, šarm, osmijeh, odijevanje i slično);
• nepovoljnost za pošiljatelja poruke - povećana odgovornost i prema sadržaju (trajnost i dokumentiranost pisanog iskaza) i prema formi jezik i stil);
• nepovoljnost za primatelja poruke - onemogućena naknadna objašnjenja, ad hoc pojašnjenja, postavljanje potpitanja itd.

Pisane poslovne komunikacije imaju nekoliko bitnih funkcija za poduzeće:

• održavanje poslovnih veza- pomoću komunikacija poruka se brzo prenosi na sve udaljenosti što olakšava poduzećima međusobno poslovanje. Stvaraju se nove poslovne veze, te održavaju i učvrščuju postojeće tako što se putem komunikacija poslovni partneri sporazumjevaju o kupnji, prodaji, prijevozu, plaćanju itd.
• predstavljanje poduzeća- komunikacija prezentira poduzeće potpisnika. Zato mora biti besprijekorno i uredno oblikovana te sadržajno pravilno sastavljena.
• značaj knjigovodstvenog dokumenta- mnoge komunikacije idrugi pisani sastavci služe i kao temeljnica za knjiženje, npr. račun, izvješće o odobrenju ili o zaduženju, priznanica itd.
• značaj dokaznog sredstva u sporu (vrijedi za papirnate komunikacije)- posao sklopljen u pisanom obliku veće je jamstvo ugovornim strankama. U sudskom sporu poslovne komunikacije služe kao dokumentacija za rješavanje spora.
• promotivna funkcija- poslovne komunikacije koje sadrže prospekte, kataloge, cjenike i dr. omogućuju poduzeću da svojim proizvodima, cijenama i uslugama upozna širok krug kupaca. Dakle oni su sredstvo ekonomske promidžbe.
• sredstvo i analiza- analizom poslovnih komunikacija dobivaju se podaci o uvjetima kupnje, o stanju na tržištu, o zadovoljstvu kupaca i potrošača proizvodima ili uslugama, o njihovim reklamacijama te o tome koji su nedostatci proizvoda. Analizom komunikacija omogućuje se poduzeću da brzo uoči nedostatke poslovanja, da ih ukloni i da uspješnije posluju.

Osnovna pravila pisanog poslovnog komuniciranja

Pisano poslovno komuniciranje kao oblik uspostavljanja poslovnih odnosa između poslovnih partnera obavlja se putem razumijevanja poruka uz poštovanje određenih pravila.

• ekspeditivnost - podrazumijeva da se svaki poslovni iskaz vrlo brzo proslijedi i da se izvrši uvid u sadržaj i omogući povratna informacija u što kraćem roku . Ukoliko, uslijed stjecaja okolnosti, nije moguće odmah odgovoriti, potrebno je obratiti se partneru i nagovijestiti da će puni odgovor na njegovo pismeno obraćanje uslijediti u određenom vremenu.
• čuvanje poslovne i službene tajne. Ono što se smatra službenom tajnom propisuje se zakonom. Službena tajna u okviru tvrtke je regulirana internim aktima tvrtke. Može se reći da svi podaci tvrtke predstavljaju poslovnu tajnu, a posebno oni koji su tako označeni, tj. na kojima stoji naznaka povjerljivo, strogo povjerljivo, poslovna tajna i dr.
• točnost i preciznost izražavanja- važno je pravilo pisane i usmene komunikacije. Ono znači poštovanje jezične i komunikacijske kompetentnosti. Jezik i stil poslovnog iskaza treba učiniti sadržaj poruke preciznim, jasnim i stručnim.
• administrativno - tehnička obrada podrazumijeva pripremu, ekspediciju, čuvanje i odlaganje svih vrsta pisanog poslovnog komuniciranja. To je arhiviranje dokumenata i njemu se posvećuje posebna pažnja.
• urednost i estetski izgled poslovnog iskaza. Poslovno pismo je ogledalo onoga tko ga šalje. Preko poslovnog pisma može se steći dojam o poslovnom partneru, bolje nego na osnovu drugih izvora.