Zaglavlje – podaci o pošiljatelju: naziv tvrtke, djelatnost, ulica, broj, mjesto, broj telefona i telefaksa, broj žiro-računa, zaštitni znak. Zaglavlje se piše u vrhu poslovnog pisma, na sredini najčešće, tako da je upadljivo.

Mjesto i datum – pišu se iza zaglavlja. Datum je važan jer se od tog datuma utvrđuju nastale poslovne obaveze.

Adresa primatelja - naziv tvrtke, djelatnosti, odredište, ulica, broj, poštanski broj.

Pozivni znakovi - (oznake) su u funkciji lakšeg razvrstavanja pošte. To mogu biti inicijali osobe ili odjeljenja tvrtke u kojoj je pismo napisano.

Predmet ili sažetak - predstavlja kratak sadržaj poslovnog pisma.

Sadržaj pisma - glavni dio pisma kojim se daje poslovna informacija. On također ima uobičajenu formu:

Pozdrav - uljudni oproštaj s poslovnim partnerom: Pozdravljam Vas; Primite naše pozdrave; S poštovanjem; S osobitim poštovanjem i sl.

Potpis - sastavni dio pisma koji pismu daje značenje službenog dokumenta.

Prilozi - dokumenti koji se prilažu uz pismo, navode se ispod sadržaja pisma s lijeve strane: prilog br. 1, prilog br. 2 itd.

Raspored kopija - original se šalje poslovnom partneru, a kopije se raspoređuju prema potrebi.